Zarząd (Lenkungsausschuss)
- Stefan Schmitt-Hüttebräuker (przewodniczący) – dla Pełnomocnika Rządu Federalnego ds. Kultury i Mediów (BKM)
- Dr Barbara Rüschoff-Parzinger – przewodnicząca Wydziału Kultury Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
- Jósef Malinowski – Prezes Związku Polaków w Niemczech e.V.
(zwołany na podstawie umowy administracyjnej między Pełnomocnika Rządu Federalnego ds. Kultury i Mediów a Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) z dnia 26 listopada 2013 r.)
Rada naukowa (Kuratorium)
- Carolin Freitag (przewodnicząca) – kierownik muzeum Kopalni Hannover w Bochum, w LWL-Museen für Industriekultur
- Prof. dr Krzysztof Ruchniewicz (zastępca przewodniczącego) – Uniwersytet Wrocławski
- ks. Stanisław Budyn – pełnomocnik Rektora Polskiej Misji Katolickiej (Hanower) ds. prac archiwalnych
- Barbara Cöllen – dziennikarka, Deutsche Welle, Bonn
- Joanna Dziekan-Elies, dipl. pedagog, Dorsten
- Prof. dr Heidi Hein-Kircher, Ruhr-Universität Bochum & dyrektor biblioteki Martin-Opitz-Bibliothek w Herne
- Prof. dr Peter Oliver Loew – dyrektor Niemieckiego Instytutu Spraw Polskich Darmstadt (DPI)
- Anna Stahl-Czechowska – Agit Polska, Berlin
- Aleksander Zając – Polska Rada w Niemczech, Berlin